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Une bonne planification – Étude de cas

Voici une étude de cas de mobilisation et de coaching que je vous propose dans le cadre de mon blog. Un blog c’est aussi fait pour transmettre des façons de faire. Tout d’abord, la problématique, suivie du diagnostic organisationnel puis le développement de l’outil et les retombées sur le gestionnaire.

Voici une étude de cas de mobilisation et de coaching qui porte sur la planification du travail. Suggérez vos solutions ! Cela pourrait s’avérer intéressant. Cet article est évolutif.

Problématique

Une personne devenue gestionnaire depuis six mois a de la difficulté à bien gérer ses dossiers, effectuer ses rencontres efficacement, prendre des notes, déléguer des tâches et retourner ses appels. Il manque de temps et d’organisation. La panique s’installe et sa confiance semble ébranlée. Son patron, à l’écoute de ses directeurs, est convaincu de son potentiel et décide de lui proposer de l’aide en coaching. Il accepte. Qu’a-t-il à perdre ?

Diagnostic

L’information recueillie dès la première entrevue démontre qu’il a une bonne crédibilité auprès de ses employés. Cependant, il une connaissance limitée de certains dossiers, normal dans les circonstances d’un nouvel emploi. Une revue de ses tâches et ses priorités permet de conclure qu’il favorise certains dossiers dont il est à l’aise et y consacre beaucoup de temps et reporte les autres à plus tard. Ancien employé promu au poste de gestionnaire, il a de la difficulté à refuser son aide à ceux qui le lui demandent. Il gère ses tâches de manière désorganisée, arrive tôt le matin et quitte souvent après 18h. Il a de bonnes relations avec tous les employés.

Exercice de cas pratique : à partir des données précédentes, prenez quelques minutes et indiquez comment vous aideriez ce gestionnaire. Vous pouvez répondre « public » plus bas ou utiliser le courriel au bas de ce texte. Ma solution est volontairement partielle pour vous laisser de la place.

Préparation de l’outil

L’outil doit répondre à la problématique d’organisation du travail, de gestion de temps et redonner confiance au gestionnaire.

Ensemble, le coach et le gestionnaire mettront au point un plan d’action auquel figurera chaque dossier important affublé d’un objectif annuel réaliste et mesurable pour indiquer la finalité et les attentes du gestionnaire en chef. Il comprendra également des tâches précises et des échéanciers.

Aussi, lorsque les problématiques de pertes de temps auront été identifiées et priorisées, des actions concrètes pourront être élaborées et ajoutées au plan d’action.

Utilisation de l’outil

Deux rencontres additionnelles ont permis d’ajuster l’outil, de revoir la fonctionnalité et la manière d’effectuer les mises à jour. L’outil a servi de base à l’organisation du travail et aux rencontres de gestion. Une fois par semaine, le plan sera mis à jour par le gestionnaire selon l’avancement des travaux.

Puisqu’il aura été approuvé par le gestionnaire en chef, ce dernier pourra rencontrer le gestionnaire selon une fréquence plus rapprochée au début et plus espacée par la suite, profitant de ces rencontres pour évaluer les besoins et identifier des pistes de solutions. C’est un gestionnaire en chef proactif et soucieux de ses employés.

Parmi les solutions, des formations adaptées pour améliorer certaines compétences comme la délégation, la gestion des priorités.

Retombées de l’intervention

Aujourd’hui, le gestionnaire est en poste depuis plus d’un an. Il évalue l’outil  en le qualifiant de stimulant et mobilisant. Des objectifs approuvés par le gestionnaire en chef enlève le doute, favorise la communication, clarifie les attentes et permet de connaitre la direction souhaitée pour chacun des dossiers. Les mises à jour permettent de suivre les progrès et c’est très encourageant. L’outil étonnera les collègues.

De son propre chef, le gestionnaire dira : « Cet outil est facilitant et permet de clarifier la pensée en mettant des mots sur les actions anticipées ».

À propos de l’auteur

Pierre M. Paquette, MSc, CRHA, ASC est président de Corpo Diagnostic, Conseils en gestion, une firme d’experts en management stratégique. Il intervient auprès des organisations en matière de planification stratégique, de diagnostic organisationnel, de mobilisation et d’indicateurs de performance. On peut le joindre par courriel equipe-corpo@corpodiagnostic.com. Site Web : www.corpodiagnostic.com

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